「ほかに決めました」。応募への返事が2週間遅れた病院で、起きていたこと

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「ほかに決めました」

以前、私がかかわっていた、ある病院でのことです。応募してくれた人に、電話でこう言われました。

応募書類が届いてから、2週間ほどがたっていました。病院からのはじめの連絡が、それだけ遅れていたのです。電話の向こうで、その人はこう続けました。

「連絡が先にあったので、トントンと話が進んだんです」

先に連絡をくれた、ほかのところに決めた。そういうことでした。

2週間、応募書類はどこにあったか

なぜ、2週間もかかったのか。理由は3つありました。

1つめ。応募書類が届いたあと、だれが何をするのか、流れがはっきりしていませんでした。

2つめ。応募書類は、ほかのいろいろな書類と一緒に、事務に預けられたままでした。

3つめ。最終的にだれが判断するのか、決まっていませんでした。

だれかが怠けていたのではありません。決まっていなかっただけです。それで、2週間が過ぎました。

このとき私は、返事の早さが信頼を生み、返事の遅さは不信感につながるのだと知りました。

応募した人は、まず「届いたかどうか」が心配

返事を待っているあいだ、応募した人は何を考えているのでしょうか。

すぐに返事をしたとき、応募した人から、こう言われたことがあります。

「すぐに連絡がきて、安心しました。書類がちゃんと届いているか心配だったので、まず届いたんだとホッとしました」

合否より前に、「届いたかどうか」が心配なのです。

私が見てきたかぎり、応募から1週間、なんの連絡もしない病院はめずらしくありません。1か月、連絡がないところもあります。そのあいだ、応募した人はずっと「届いたのかな」と思いながら待っています。そして、先に連絡をくれた病院と、話を進めます。

いまは「24時間以内に、まず返す」と決めている

いま、ASODA が支援している病院・施設では、返事の決まりを1つにそろえています。

問い合わせのメールが届いたら、24時間以内に、具体的な日程を示したメールを、まず返す。

返すのは、部署の責任者です。責任を持って、24時間以内に返します。同じメールは ASODA にも届くようにしてあり、返事がされたかどうかを、二重に確かめています。

書くことは、多くありません。まず感謝の言葉。そして、日程の候補などを端的に。

たとえば、こんな文です（見本として作ったもので、実際に送った文ではありません）。

件名：ご応募ありがとうございます（〇〇病院 採用担当）

〇〇 〇〇 様

このたびは、〇〇病院の看護師の募集にご応募いただき、ありがとうございます。
応募書類は、たしかに受け取りました。

面接（見学もできます）の日程は、次の中からご都合のよい日をお知らせください。
・〇月〇日（〇）10:00〜
・〇月〇日（〇）14:00〜
・〇月〇日（〇）16:00〜

ご都合が合わなければ、ご希望の日をお知らせください。
ご不明なことがあれば、このメールにそのままご返信ください。

〇〇病院 看護部 〇〇

「応募書類は、たしかに受け取りました」の1行は、「届いたかな」という心配に答えるためのものです。

決まった文は、用意していません。応募の内容に合わせて、そのつど書いています。

週末をはさむときは、次の営業日に返しています。

「そんなに早くは無理」と言われた

この決まりを伝えると、病院・施設の方からは、こう言われました。

「そんなに早くは無理です」

「応募資料がどれか、分からないんです」

応募資料がどれか、分からない。応募書類がほかの書類と一緒に預けられていた、あの病院と同じことが起きていました。

そこで私は、お金の話をしました。

対応が遅くて一人を逃し、人材紹介に頼ることになれば、紹介料として約80万円がかかります。届いたメールを確かめて、返事をする。その確認には、80万円の価値があります。そう伝えました。

返事を早くしたら、ドタキャンが減った

24時間以内に返すようにしてから、変わったことがあります。

面接や見学のドタキャンが、極端に減りました。応募した人は全員が面接に進むようになりました。内定の辞退はもともと少ないのですが、それも減りました。

応募した人から、「返事が早かったので決めました」と言われたこともあります。こんな声でした。

「先に連絡が来たほうに決めました。就職は、時間がたつと人気のところからすぐに埋まるので、早く決めたかったんです」

「（療法士も看護師も、）国家試験があるので、早く就職を決めて、試験勉強に集中したかったんです」

応募する人には、急ぐ理由があります。返事を待たせることは、その人の勉強の時間をけずることでもあるのです。

まず、だれが返すかを決める

応募への返事が遅れる病院は、やる気がないのではないと思います。あの病院がそうだったように、決まっていないだけです。

応募が届いたら、だれが最初に見るのか。だれが返事をするのか。何時間以内に返すのか。

まず、この3つを決めてみてください。最初の返事は、感謝の言葉と日程の候補だけで足ります。

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